KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Hotel Amazonka – hotelamazonka.pl

Dokument sporządzony zgodnie z art. 13 i 14 RODO (UE) 2016/679

1. Administrator danych osobowych

PUH „CHEMIROL” sp. z o.o.
ul. Przemyśłowa 3, 88-300 Mogilno
Właściciel i operator Hotelu Amazonka oraz serwisu www.hotelamazonka.pl

2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych:

E-mail IOD: iod@chemirol.com
Sekretariat: sekretariat@chemirol.com
Telefon: +48 52 318 88 00
Adres korespondencyjny: PUH „CHEMIROL” sp. z o.o., ul. Przemyśłowa 3, 88-300 Mogilno

3. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

	Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Przykłady danych
1	Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług hotelowych (rezerwacja, pobyt, rozliczenie)	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy	Imię i nazwisko, e-mail, telefon, daty pobytu, liczba osób
2	Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości)	Dane do faktury: firma/imię, adres, NIP
3	Marketing bezpośredni usług Hotelu Amazonka (informacje o ofertach, promocjach)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora	E-mail, telefon (tylko klienci, którzy skorzystali z usług)
4	Wysyłanie newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną lub SMS	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą	E-mail lub numer telefonu
5	Analityka serwisu www (statystyki ruchu, poprawa jakości i funkcjonalności strony)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes lub art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda (cookies analityczne)	Dane sesji, anonimizowany adres IP, identyfikatory cookie
6	Remarketing i reklama spersonalizowana (Google Ads, Facebook/Meta Pixel)	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (wyrażana przez baner cookies TCF 2.2/2.3)	Identyfikatory cookie, adres IP, dane o aktywności w serwisie
7	Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora	Dane związane z umową i korespondencją
8	Badanie satysfakcji klientów i poprawa jakości usług	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora	E-mail, odpowiedzi na ankiety

Dane szczególnej kategorii: Administrator co do zasady nie przetwarza danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy Gość samodzielnie przekazuje informację o szczególnych potrzebach zdrowotnych lub dietetycznych – dane te przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji pobytu i na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

4. Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług IT, hostingu i systemem rezerwacyjnych – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
• Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych: Google LLC (Analytics, Ads), Microsoft Corporation (Clarity), Meta Platforms Ireland Ltd. (Pixel) – w granicach udzielonej zgody TCF lub uzasadnionego interesu.
• Podmioty obsługujące płatności elektroniczne i systemy rezerwacyjne.
• Biura księgowe i kancelarie prawne – wyłącznie w niezbędnym zakresie.
• Organy publiczne (policja, sąd, urzędy skarbowe) – wyłącznie na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych Göści osobom trzecim.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Dane mogą być przekazywane do USA w związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez Google LLC, Microsoft Corporation i Meta Platforms Inc. Transfer odbywa się na podstawie:

• zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914/UE;
• dla dostawców posiadających ważny certyfikat (weryfikacja: dataprivacyframework.gov).

Administrator regularnie weryfikuje aktualność certyfikatów DPF swoich dostawców.

6. Okres przechowywania danych

Cel / Kategoria danych	Okres przechowywania
Dane rezerwacyjne i pobytowe	Czas trwania umowy + 3 lata (termin przedawnienia roszczeń z tytułu usług)
Dokumentacja księgowa (faktury, rachunki)	5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono dokument
Korespondencja (e-mail, formularz kontaktowy)	12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doprowadziła do zawarcia umowy
Newsletter / zgoda marketingowa	Do momentu wycofania zgody
Cookies analityczne (GA4, Microsoft Clarity)	Do 2 lat (Google Analytics 4) / do 1 roku (Clarity)
Cookies marketingowe (Google Ads, Meta Pixel)	Do 90 dni (Meta) / do 13 miesięcy (Google)
Logi bezpieczeństwa serwisu	90 dni

Po upływie okresów wskazanych powyżej dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

Prawo	Co oznacza w praktyce?
Dostęp (art. 15)	Możesz zażądać informacji, jakie dane na Twój temat przetwarzamy, oraz otrzymać ich kopję.
Sprostowanie (art. 16)	Poprawimy lub uzupełnimy Twoje dane, jeśli są błędne lub niekompletne.
Usunięcie (art. 17)	Możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których je zebrano lub gdy cofnąłeś zgodę (jeśli przetwarzanie opierało się wyłącznie na zgodzie i nie ma innej podstawy).
Ograniczenie (art. 18)	Możesz zażądać wstrzymania przetwarzania, np. na czas weryfikacji prawidłowości Twoich danych.
Przenoszenie (art. 20)	Jeśli przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać dane w formacie CSV/JSON i przenieść je do innego administratora.
Sprzeciw (art. 21)	Możesz w każdym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym celów marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu wobec marketingu zaprzestaniemy przetwarzania niezwłocznie.
Cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3)	Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie (również przez panel cookies CMP). Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
Skarga do UODO (art. 77)	Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z RODO, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z IOD: iod@chemirol.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 30 dni (z możliwością przedłużenia o kolejne 60 dni w sprawach skomplikowanych).

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator stosuje profilowanie wyłącznie w celach marketingowych – na podstawie aktywności w serwisie (odwiedzane strony, kategorie usług) w celu wyświetlania trafniejszych reklam. Profilowanie to:

• odbywa się wyłącznie po udzieleniu zgody na cookies marketingowe (standard TCF 2.2/2.3);
• nie prowadzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na sytuację osoby;
• może być w dowolnym momencie zatrzymane przez wycofanie zgody w panelu ustawień cookies.

9. Dobrowolność podania danych

Sytuacja	Obowiązek podania danych	Skutek niepodania
Rezerwacja pokoju	Wymog umowny – niezbędne do zawarcia umowy	Brak możliwości rezerwacji
Faktura VAT	Wymog prawny (dane nabywcy)	Brak możliwości wystawienia faktury
Newsletter	Dobrowolne – wymaga zgody	Brak wysyłki ofert specjalnych
Cookies analityczne i marketingowe	Dobrowolne – wybór w banera CMP	Brak spersonalizowanych reklam i statystyk

10. Źródło pochodzenia danych (art. 14 RODO)

Jeżeli nie przekazał(-a) Pan/Pani danych osobowych bezpośrednio, mogły one pochodzić z następujących źródeł:

• Portale rezerwacyjne (Booking.com, Expedia, Travelplanet i inne) – w przypadku rezerwacji pośrednich.
• Agencje eventowe lub korporacyjne zamawiające pobyt dla pracowników.
• Pliki cookie i identyfikatory techniczne – generowane automatycznie przez przeglądarkę podczas odwiedzin w Serwisie.

W każdym przypadku przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do celu, dla którego je pozyskano.

11. Aktualizacje klauzuli

Klauzula może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie www.hotelamazonka.pl w zakładce Polityka Prywatności.

Hotel Amazonka | hotelamazonka.pl | Dokument zgodny z art. 13 i 14 RODO (UE) 2016/679