Polityka prywatności i ochrona danych osobowych (RODO) serwisu hotelamazonka.pl

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego hotelamazonka.pl oraz osób korzystających z usług Hotelu Amazonka Conference & SPA.

Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa krajowego.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

PUH „CHEMIROL” sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 3
88-300 Mogilno

właściciel i operator Hotelu Amazonka Conference & SPA oraz serwisu hotelamazonka.pl.

Hotel Amazonka Conference & SPA
ul. Romualda Traugutta 5
87-720 Ciechocinek

Kontakt z Hotelem:
tel.: +48 604 678 958
e-mail: recepcja@hotelamazonka.pl

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem lub wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych.

Kontakt do IOD:

e-mail: iod@chemirol.com
adres korespondencyjny: PUH „CHEMIROL” sp. z o.o., ul. Przemysłowa 3, 88-300 Mogilno
tel.: +48 52 318 88 00

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu lub usług Hotelu Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące rezerwacji i pobytu, liczbę osób objętych rezerwacją, dane niezbędne do wystawienia faktury, dane przekazane w formularzu kontaktowym lub korespondencji, informacje dotyczące dokonanych rezerwacji oraz zakupionych usług, adres IP, identyfikatory internetowe i pliki cookies, informacje dotyczące sposobu korzystania z serwisu, dane dotyczące wyrażonych zgód marketingowych.

Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne i niezbędne do realizacji określonych celów.

Dane / Sytuacja	Cel	Podstawa prawna
Imię, e-mail, telefon, daty pobytu	Realizacja rezerwacji i pobytu	Umowa (art. 6 lit. b RODO)
Dane do faktury	Wystawienie dokumentu księgowego	Obowiązek prawny (lit. c)
E-mail – po wyrażeniu zgody	Newsletter, oferty specjalne	Zgoda (lit. a)
Cookies analityczne (GA4, Clarity)	Statystyki ruchu, poprawa serwisu	Uzasadniony interes lub zgoda (lit. f/a)
Cookies marketingowe (Google Ads, Meta Pixel)	Reklamy spersonalizowane, remarketing	Zgoda (lit. a)

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Rezerwacja i realizacja pobytu

Dane podane podczas dokonywania rezerwacji są przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług hotelowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obsługa zapytań i kontakt z Hotelem

Dane przekazane za pomocą formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonicznie mogą być wykorzystywane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.

Rozliczenia i dokumentacja księgowa

Dane niezbędne do wystawienia faktur oraz prowadzenia dokumentacji księgowej są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Newsletter i informacje handlowe

Adres e-mail lub numer telefonu może być wykorzystywany do przesyłania newslettera, ofert specjalnych, promocji i innych informacji marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

Marketing bezpośredni

Administrator może przetwarzać dane w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Jeżeli określona forma komunikacji marketingowej wymaga uzyskania odrębnej zgody, komunikacja będzie prowadzona dopiero po jej uzyskaniu.

Analityka serwisu

Po uzyskaniu wymaganej zgody informacje dotyczące korzystania z serwisu mogą być wykorzystywane do analizy ruchu, przygotowywania statystyk oraz poprawy funkcjonowania strony.

Serwis może wykorzystywać w tym celu m.in. Google Analytics 4 oraz Microsoft Clarity.

Narzędzie	Cel	TCF Vendor ID	Opt-out / Polityka
Google Analytics 4	Analityka ruchu (anonimowa)	755	tools.google.com/dlpage/gaoptoutpolicies.google.com/privacy
Google Ads	Remarketing, śledzenie konwersji	755	adssettings.google.compolicies.google.com/privacy
Microsoft Clarity	Nagrania sesji, heatmapy	1136	choice.microsoft.comprivacy.microsoft.com/pl-pl
Facebook / Meta Pixel	Remarketing FB i Instagram	101	facebook.com/ads/preferencesfacebook.com/privacy/policy

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Marketing internetowy i remarketing

Po wyrażeniu zgody serwis może korzystać z narzędzi reklamowych, takich jak Google Ads oraz Meta Pixel, pozwalających m.in. mierzyć skuteczność reklam i prowadzić działania remarketingowe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5. Dane szczególnych kategorii

Administrator co do zasady nie wymaga przekazywania za pośrednictwem serwisu danych szczególnych kategorii określonych w art. 9 RODO.

W związku ze świadczeniem usług hotelowych, gastronomicznych lub SPA Gość może jednak dobrowolnie przekazać informacje dotyczące np. szczególnych potrzeb zdrowotnych, niepełnosprawności, alergii lub wymagań dietetycznych.

Jeżeli informacje takie stanowią dane dotyczące zdrowia, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji żądanej usługi i na odpowiedniej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą – art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Hotelu i serwisu internetowego, w szczególności:

dostawcom usług hostingowych i informatycznych, operatorom i dostawcom systemów rezerwacyjnych, dostawcom systemów płatności, dostawcom systemów poczty elektronicznej i newsletterów, podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i techniczne, dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych, Google, Microsoft, Meta Platforms, portalom i pośrednikom rezerwacyjnym – jeżeli rezerwacja jest dokonywana za ich pośrednictwem, uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im usług.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z niektórych narzędzi informatycznych, analitycznych i reklamowych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

W takich przypadkach Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, odpowiednie do konkretnego odbiorcy danych, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub Standardowe Klauzule Umowne.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania.

W szczególności:

• dane dotyczące rezerwacji i pobytu – przez okres realizacji umowy oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy,

• dane wykorzystywane na podstawie zgody marketingowej – do momentu wycofania zgody,

• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu,

• dane dotyczące korespondencji – przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnego zabezpieczenia roszczeń,

• informacje zapisywane w plikach cookies – zgodnie z okresem działania danego pliku lub do momentu wycofania zgody przez użytkownika.

9. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach przewidzianych przez RODO – następujące prawa:

prawo dostępu do danych osobowych, prawo otrzymania kopii danych, prawo sprostowania danych, prawo żądania usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:

iod@chemirol.com

10. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów RODO, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem serwisu jest co do zasady dobrowolne.

W przypadku rezerwacji podanie określonych danych jest jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić dokonanie rezerwacji lub wykonanie określonej usługi.

Podanie danych w celach marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku skorzystania z usług Hotelu.

12. Źródło danych

W większości przypadków dane pozyskiwane są bezpośrednio od osoby, której dotyczą.

Dane mogą być również otrzymywane od:

internetowych systemów i portali rezerwacyjnych, biur podróży, organizatorów konferencji i wydarzeń, firm dokonujących rezerwacji dla swoich pracowników lub klientów, innych osób dokonujących wspólnej rezerwacji.

W przypadku pozyskania danych z innego źródła Administrator realizuje obowiązki informacyjne zgodnie z art. 14 RODO, jeżeli znajdują one zastosowanie.

13. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

W związku z wykorzystywaniem narzędzi reklamowych dane dotyczące aktywności użytkownika w serwisie mogą być wykorzystywane do tworzenia grup odbiorców oraz dopasowywania reklam do zainteresowań użytkownika.

Takie działania odbywają się po uzyskaniu wymaganej zgody na wykorzystywanie odpowiednich technologii marketingowych.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

14. Pliki cookies

Serwis hotelamazonka.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, prowadzenia statystyk odwiedzin, analizy sposobu korzystania ze strony, mierzenia skuteczności kampanii reklamowych, prowadzenia remarketingu i personalizacji reklam.

Cookies niezbędne do działania serwisu mogą być wykorzystywane bez zgody użytkownika w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

Cookies analityczne, marketingowe i inne technologie wymagające zgody są uruchamiane dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika w panelu zarządzania zgodami.

Kategoria	Wymagana zgoda?	Narzędzia	Cele TCF
Niezbędne (techniczne)	NIE	CMP, sesja serwisu	SP1 – bezpieczeństwo i działanie
Analityczne	TAK lub sprzeciw	Google Analytics 4, Microsoft Clarity	P8 – pomiar wydajności treści
Marketingowe / Remarketing	TAK	Google Ads, Facebook/Meta Pixel	P1, P3, P4, P7 – reklama spersonalizowana
Preferencyjne	NIE	Pamięć decyzji cookie	n/d

15. Zarządzanie zgodami na cookies

Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownik otrzymuje możliwość zarządzania wykorzystywaniem opcjonalnych plików cookies.

Użytkownik może w szczególności:

• zaakceptować opcjonalne pliki cookies,

• odrzucić opcjonalne pliki cookies,

• dokonać wyboru poszczególnych kategorii,

• zmienić lub wycofać wcześniejszą zgodę.

Ustawienia można zmienić w dowolnym momencie za pomocą dostępnego w serwisie mechanizmu zarządzania preferencjami dotyczącymi prywatności i cookies.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

17. Serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych, portali społecznościowych oraz systemów rezerwacyjnych.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu przetwarzanie danych odbywa się również zgodnie z zasadami prywatności określonymi przez operatora danego serwisu.

Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności każdego zewnętrznego serwisu, z którego korzysta użytkownik.

18. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:

zmian przepisów prawa, zmian wytycznych organów nadzorczych, wdrożenia nowych funkcjonalności serwisu, zmiany dostawców usług technologicznych, zmiany sposobu przetwarzania danych.

Hotel Amazonka Conference & SPA
hotelamazonka.pl

Aktualizacja: 13.08.2026