Organizacja konferencji – poradnik krok po kroku

Organizacja konferencji, biznesowego eventu czy spotkania to spore wyzwanie, do którego trzeba podejść z konkretnym planem. Ten warto przygotować tak szybko, jak to możliwe. Duże wydarzenia konferencyjne planuje się nawet z rocznym wyprzedzeniem. Pół roku na przygotowanie wszystkiego to bezpieczne minimum, które może wystarczyć wówczas, gdy do organizacji konferencji przystępuje się ze sprawdzonym w organizacyjnych wydarzeniach partnerem. N przykład – hotelem konferencyjnym.

Konferencje organizuje się z wielu powodów. Niektóre mają na celu przekazanie informacji o nowych produktach, inne zaprezentowanie najnowszej wiedzy dotyczącej określonych zagadnień, kolejne służą integracji środowiska i wymianie doświadczeń. W każdym wypadku – aby zaproszeni goście dopisali – postawić trzeba na odpowiedni temat konferencji i kompetentnych prelegentów, którzy ten temat przedstawią. Nie jest tajemnicą, że organizacja konferencji bez kogoś, kto ma „nazwisko”, przyciągające gości i skupiające uwagę, może napotkać na spore problemy. Istotna jest również postać moderatora i prowadzącego konferencję. Osoba, ciesząca się uznaniem środowiska, a jednocześnie potrafiąca utrzymać uwagę publiczności, w tej roli sprawdzi się najlepiej.

Odpowiednie umiejscowienie konferencji w kalendarzu decydować może o jej sukcesie lub organizacyjnej klęsce. Z oczywistych przyczyn okres wakacyjny nie jest najlepszym momentem do organizowania eventów i spotkań branżowych. Przy planowaniu konferencji zwrócić trzeba uwagę na to, czy w tym samym czasie nie są organizowane inne, podobne wydarzenia, które byłyby konkurencją dla „naszego” przedsięwzięcia. Część uczestników nawet, gdyby chciała wziąć udział w obu wydarzeniach, nie będzie miała takiej możliwości. Istotne jest też takie zaplanowanie i organizacja konferencji, żeby mieć pewność, że dla danej branży będzie to najlepszy termin. Co do zasady, konferencje najlepiej organizować w dni robocze, dla jej uczestników będzie to przecież wydarzenie związane z ich pracą.

Organizacja konferencji z odpowiednim, a więc w praktyce odpowiednio długim wyprzedzeniem, jest konieczna również dlatego, że najlepsze ośrodki konferencyjne rezerwowane są tak samo z dużym wyprzedzeniem. To, że są często rezerwowane, oznacza, że sprawdzają się w roli organizatora konferencji, a miejsce jest chętnie wybierane i polecane jako to, gdzie warto organizować rozmaite biznesowe wydarzenia. Warto wiedzieć, że np. dobry hotel konferencyjny weźmie na siebie wiele zadań logistycznych i zdejmie z barków głównego organizatora sporo obowiązków. Nie tylko wolne terminy w ośrodkach konferencyjnych mają znaczenie.

Lokalizacja konferencji ma ogromne znaczenie dla uczestników i może zdecydować o tym, że ktoś weźmie w wydarzeniu udział albo zaproszenia nie potwierdzi. Dobrze więc, by konferencja odbywała się nie tylko w ciekawym, atrakcyjnym dla odwiedzających miejscu, ale również, aby miejsce samo w sobie stanowiło zachętę do jego odwiedzenia. Niektóre ośrodki konferencyjne są tak atrakcyjne lub mieszczą się w tak ciekawych zakątkach kraju, że stanowią zachętę do przyjazdu same w sobie. Można założyć, że jeśli organizacja konferencji zakłada przeprowadzenie jej np. w czwartek i piątek, wiele osób przyjeżdżając na nią, będzie chciało przedłużyć swój pobyt także na weekend. Czy zdecyduje się na przyjazd do nieatrakcyjnego ośrodka? Jest to wątpliwe. Zwłaszcza wtedy, gdy to uczestnicy konferencji będą za udział płacić, a nie być na nią zapraszani (sytuacja, gdy koszty uczestnictwa pokrywa organizator).

Dobrze, żeby miejsce konferencji było położone w cichym, spokojnym miejscu. Błędem byłoby jednak organizowanie takiego spotkania w zupełnej głuszy, z dala od cywilizacji. Jego uczestnicy nie mają przecież walczyć o przetrwanie. Niech zatem ośrodek konferencyjny znajduje się w malowniczym, spokojnym miejscu, z którego dostęp do centrum jest jednak zapewniony. Dla gości konferencji istotne jest także to, by w miarę prosto i komfortowo do miejsca organizacji konferencji się dostać.

Wybór miejsca na przygotowanie konferencji zależy od zakładanej liczby jej uczestników, branży, jaką reprezentują i czasu jej trwania. Generalnie, najlepiej w roli organizatora konferencji wywiązują się obiekty oraz hotele konferencyjne. W hotelu konferencyjnym zorganizować można niewielkie, kameralne spotkanie biznesowe na kilkanaście, kilkadziesiąt osób, w dedykowanej sali albo przeprowadzić ogromną, kilkudniową konferencję czy branżowy zjazd. W hotelach konferencyjnych organizator eventu nie tylko znajdzie odpowiednie sale (klimatyzowane, profesjonalnie nagłośnione i wyposażone w sprzęt ułatwiający przeprowadzenie konferencji), ale również będzie mógł skorzystać z cateringu, noclegów i obsługi pokonferencyjnej. Bo to, co dzieje się po samej konferencji, jest równie istotne, jak to, co jest na niej prezentowane. Choć krótkoterminowe cele, jakie wyznaczył sobie organizator konferencji, mogą polegać np. na zwiększeniu wolumenu sprzedaży prezentowanego na spotkaniu produktu, to zawsze długofalowym celem (i rezultatem przedsięwzięcia) powinno być zacieśnienie i poprawa relacji między uczestnikami konferencji. A budowaniu relacji nie służy sama konferencja, ale przede wszystkim wydarzenia jej towarzyszące. Łatwiej je przygotować i zrealizować w hotelu konferencyjnym, który ma już odpowiednie doświadczenie w organizacji tego typu przedsięwzięć.

Każdej, nawet kilkugodzinnej konferencji, powinna towarzyszyć przerwa kawowa i lunchowa. Im dłuższa konferencja, tym większego znaczenia nabiera to, aby uczestnicy eventu byli odpowiednio nakarmieni. Nikt nie przyjeżdża na konferencje się najeść, to oczywiste. Z pewnością jednak każdy uczestnik takiego spotkania zapamięta na długo smak podawanych na miejscu potraw. Podobnie, jak zapamięta, że z konferencji wracał głodny – do czego dopuścić nie można. Dlatego organizacja konferencji to także organizacja menu dla jej uczestników. I tu po raz kolejny warto postawić na współpracę np. z hotelem konferencyjnym, w którym działa własna restauracja, na przykład z regionalnymi czy lokalnymi potrawami. Wśród gości – to spotykane jest coraz częściej – jest wiele osób z odmiennymi gustami i potrzebami smakowymi. Hotelowa restauracja, będąca w stanie zapewnić odpowiednie posiłki osobom z alergiami, nietolerancją glutenu, a także wegetarianom czy weganom, wydaje się przy organizacji konferencji idealnym wyborem. Każdy gość dostanie „swój” posiłek i będzie zadowolony. Co ważne, szczególnie wieczorny posiłek powinien być spożywany wspólnie, stąd ogromne znaczenie ma to, by jedzenie zostało podane w mniej więcej równym czasie, bez opóźnień. Takiemu zadaniu podołać może hotelowa restauracja. Także w branży konferencyjnej sprawdza się ludowe powiedzenie – przez żołądek do serca.

Organizator kilkudniowej konferencji musi zapewnić swoim gościom nocleg. Pokoje hotelowe powinny mieć wysoki standard, ale również umożliwiać odpowiednie ulokowanie gości. Część z nich stanowić będą dobrzy znajomi z firmy i dla nich atutem może być pokój kilkuosobowy, w którym spędzą wspólnie czas. Na konferencję zjadą również pary, jak również osoby, które nie zechcą dzielić pokoju z kimkolwiek. Rozplanowanie noclegów powinno odbywać się zaraz po przygotowaniu listy gości. Oczywiście możliwe jest zorganizowane noclegów poza miejscem odbywania się konferencji, jednak większość gości postrzega to jako pewną uciążliwość. Atutem będzie więc możliwość przenocowania uczestników w obiektach, gdzie odbywa się event. Ci nie będą musieli tracić czasu na dotarcie na wydarzenie ani na powrót z konferencji.

Konferencja jest skazana na sporą frekwencję i organizacyjny sukces, gdy zawartości merytorycznej dorównywać będzie oferta pozakonferencyjna. Tu dużo zależy od charakteru i tematyki samego spotkania. Dobrze jednak, gdy miejsce w którym odbywa się spotkanie, ma do zaproponowania szeroką paletę aktywności, które podjąć mogą zaproszeni goście. Niektórzy organizatorzy konferencji mogą chcieć skorzystać przykładowo z oferty wellness i spa, jakie proponowanej przez hotel konferencyjny. Inni mogą postawić na organizację wydarzeń integracyjnych, od wspólnych wycieczek quadami po okolicy, przez tańce, ogniska czy gry terenowe. Im więcej różnorodnych działań, w których mogą uczestniczyć zaproszeni goście, tym lepsza ocena wydarzenia przez uczestników.

Hotel konferencyjny w Ciechocinku